De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft als één van de eerste organisaties in Nederland gekozen voor het investeren in de verbinding tussen succesvol leiderschap en de planning & control. In de praktijk van DJI lieten leidinggevenden en medezeggenschap zich vooral leiden door de ‘waan van alle dag’. Er waren geen doelstellingen of normen vastgesteld; er was geen aanwijsbare relatie tussen de prestatie-indicatoren en de strategische prioriteiten en er was geen balans tussen aandachts- en resultaatsgebieden. Men wilde meer grip op de zaak. De Planning&Controlsystematiek bood hiervoor een oplossing; de sterktes en de zwaktes binnen de organisatie konden worden opgespoord en bijgestuurd. Men wordt gedwongen vooraf doelstellingen te formuleren en vervolgens de resultaten te evalueren. Hierdoor wordt het mogelijk de effectiviteit van het handelen vast te stellen en kan een en ander tijdig worden bijgesteld. Door de periodieke bespreking van de voortgang vormt de P&C-systematiek ook een goede basis voor effectieve medezeggenschap.
Dit leidde tot de behoefte aan een eenvoudige en in de P&C-cyclus verankerde jaarplanmethodiek: de A3-methodiek. Bij de A3-methodiek zijn de kenmerken van High Performance Organizations en effectief leiderschap vertaald in een Planning&Controlproces. Dit is vervolgens uitgewerkt in drie pijlers: het A3-jaarplan, het A3-managementgesprek en A3-digitaal. De A3-methodiek is in de basis niets meer of minder dan een werkwijze om te komen tot een gedragen jaarplan en de uitvoering daarvan te garanderen. Leidend in het jaarplan zijn de missie en visie van een organisatie en de geformuleerde succesfactoren. Door de resultaten frequent met elkaar te bespreken, wordt inzichtelijk wat de status is, of en hoe alle resultaten worden behaald en of bijstelling van de afgesproken aanpak nodig is. Door de beperking tot één A3-papierformaat wordt men gedwongen om stil te staan bij de zaken die er écht te doen.
Het A3-managementgesprek is het meest cruciale onderdeel van de A3-methodiek. In dit gesprek tussen twee managementlagen wordt op open wijze besproken of de organisatie op koers ligt met het behalen van haar resultaten, met het A3-jaarplan als uitgangspunt. De agenda voor dit gesprek telt drie thema’s: bereikte successen, de aandachtspunten (niet behaalde doelstellingen) en nieuw beleid. Om het werken met de A3-methodiek te ondersteunen kan er relatief eenvoudig een digitaal systeem worden ontwikkeld waarin het A3-jaarplan staat, maar ook alle benodigdheden om ermee te werken.
