Door: Erik van Prooijen en Bart Mak*
Contractmanagement heeft de afgelopen jaren binnen het facilitaire domein in een flinke vlucht genomen. De reden hiervoor ligt in de toegenomen omvang en complexiteit van uitbestedingen.
Het is dan ook niet verrassend dat het aantal facilitair contractmanagers en vacatures binnen (facilitaire) organisaties groeit.
Een andere constatering is dat contactmanagement verder professionaliseert, gestuwd door erkende methodieken als CATS CM.
De functie wordt ook steeds vaker gecentraliseerd als onderdeel (of in de buurt) van inkoop, daarmee ontstaat er dus meer afstand met de facilitaire afdeling.
Contractmanagement zou meer erkend moeten worden als professie die gecentraliseerd kan worden. Het gaat echter mis als contractmanagement wordt benaderd als generiek vakgebied, zonder oog voor de specifieke eigenschappen van de categorieën.
Schoonmaak is zo’n categorie, die om een gespecialiseerd contractmanager vraagt, met kennis van de branche.
Wat maakt de schoonmaakbranche uniek?
Schoonmaakcontracten hebben een aantal unieke kenmerken.
1. Financieel omvangrijk | beperkte invloed
Organisaties geven € 21,75 uit per m2 VVO aan schoonmaak (mediaan, NFC Index 2023). Hierbij geldt dat de prijsvorming grotendeels bepaald wordt door arbeid (circa 80 procent) in een sterk, onder meer door de CAO, gereguleerde sector.
De jaarlijkse prijsindexering is bij een schoonmaakcontract dan ook ‘het hoogtepunt’ van het jaar. Als je pech hebt zit je vast aan een strakke (interne) budgetsturing, terwijl je schoonmaakpartner met een ‘onverwacht’ indexeringsvoorstel komt. Immers, de schoonmaakpartner kampt met arbeidskrapte en forse kostenstijgingen.
2. Strategische ambities | Operationele inhoud
Schoonmaakcontracten hebben vaak strategische en meestal ook abstracte ambities (zoals: verbeteren van de employee experience, bijdragen aan een circulaire werkomgeving, meer wendbaarheid) en tegelijk een – zeer - operationele inhoud. Deze combinatie maakt het erg verleidelijk om vanaf ingangsdatum te sturen op de operatie en de contractdoelstellingen uit het oog te verliezen.
3. Menselijke factor | schoonmaak is mensenwerk
Ondanks alle vooruitstrevende technieken en contractvormen, blijft een ongemotiveerde schoonmaakmedewerker funest voor de beleving. Maar hoe borg je dit als opdrachtgever en opdrachtnemer, in een markt met grote arbeidskrapte? Of in een situatie waar na een aanbesteding het gros van de medewerkers ‘meeverhuist’ naar de nieuw gegunde opdrachtnemer?
In situaties waar men zich niet goed bewust is van deze kenmerken, is een aantal gevolgen haast onvermijdelijk zoals het niet realiseren van ambities, wederzijds onbegrip, onvrede over de geleverde kwaliteit, een hoog ziekteverzuim en zelfs contractbreuk (op initiatief van opdrachtgever of de dienstverlener).
Veel contractrelaties verlopen moeizaam of gaan zelfs stuk door discussies rondom indexering”
Tips voor het goed managen van een schoonmaakcontract
Houd als contractmanager van een schoonmaakcontract minimaal rekening met:
Tip 1. Indexeer realistisch
Veel contractrelaties verlopen moeizaam of gaan zelfs stuk door discussies rondom indexering. Maak hierover in een zo vroeg mogelijk stadium heldere afspraken. Niet alleen over de methodiek, maar ook over de planning. En vergeet natuurlijk de contracteigenaar of budgethouder niet te informeren. Immers, wat heb je als contractmanager aan een mooie indexeringsafspraak als je volgend jaar budgetneutraal moet blijven?
Via de Code Verantwoordelijk Marktgedrag is een handreiking beschikbaar die contractmanagers hierbij kan helpen.
Tip 2. Blijf sturen op contractdoelstellingen
Niets zo verleidelijk om na contractondertekening te sturen op de operationele kwaliteit en tevredenheid. Maar vergeet echter je ambities en contractdoelstellingen niet. Evalueer periodiek (minimaal jaarlijks) samen met je contractpartner de ambities en doelstellingen van de organisatie. Wat is de invloed van wijzigingen op de contractdoelstellingen en hoe ga je hier samen gevolg aan geven? Door dit periodiek te doen borg je strategische relevantie tijdens de totale looptijd.
Evalueer periodiek (minimaal jaarlijks) samen met je contractpartner de ambities en doelstellingen van de organisatie”
Tip 3. Investeer in de relatie
Hoeveel trainingen een contractmanager ook heeft gevolgd en hoe strak het contract ook in elkaar zit, schoonmaken blijft mensenwerk. Aandacht voor medewerkers heeft altijd een positief effect. Een schoonmaakmedewerker die trots is op zijn werkomgeving en zich gezien voelt door zijn of haar ‘collega’s’ levert betere kwaliteit, straalt werkgeluk uit en is minder vaak ziek.
Wees je hiervan bewust en zorg dat je als opdrachtgever zichtbaar bent en op de juiste momenten je waardering laat blijken. En vergeet natuurlijk de ‘pandbewoner’ niet, deze ziet de schoonmaakmedewerkers dagelijks en onderhoudt de ‘echte relatie’. Zorg ervoor dat je als facilitaire organisatie duidelijk communiceert wat de ‘pandbewoner’ mag verwachten en waar ze kunnen zijn voor klachten en (natuurlijk!) complimenten.
Maximale bijdrage aan doelstellingen organisatie
Contractmanagement is een vakgebied in beweging. Door contractmanagementvaardigheden te combineren met branchekennis en -sensitiviteit, kan een contractmanager maximaal bijdragen aan de doelstellingen van zijn of haar organisatie.
*Erik van Prooijen (links) is senior consultant bij VFM Facility Experts in Utrecht. Bart Mak is Teamlead Consultancy & Partner bij VFM Facility Experts in Utrecht.
