Het onderzoek werd uitgevoerd door HAS-student Sjulie van Rengs, in samenwerking met cateraars Leo Catering en Smaak Bedrijfscatering, branchevereniging VOCC en stichting Samen Tegen Voedselverspilling. Er werd op verschillende locaties hoeveel eten bij vergadercatering werd besteld en hoeveel daarvan uiteindelijk werd weggegooid.
Volgens John van de Bunt, voorzitter van branchevereniging VOCC, was er tot nu toe weinig inzicht in hoeveel voedsel er bij vergadercatering wordt verspild en waar dat precies aan ligt. Voedselverspilling in bedrijfsrestaurants is de afgelopen jaren al beter in kaart gebracht, maar bij banqueting en vergaderlunches ontbrak dat inzicht.
De organisator denkt: ik bestel ruim, dan krijg ik in ieder geval niet de schuld als er te weinig broodjes zijn.”
No-shows
Een belangrijke oorzaak van voedselverspilling blijkt het verschil tussen het aantal bestelde lunches en het aantal aanwezigen. Vaak worden vergaderlunches vooraf per persoon besteld, terwijl uiteindelijk minder mensen deelnemen of daadwerkelijk mee eten. Deze ‘no-shows’ zorgen voor veel verspilling.
‘Als er tien mensen voor een vergadering staan ingeschreven, wordt er ook voor tien besteld. Maar uiteindelijk komen er misschien maar zes opdagen,’ aldus Van de Bunt.
Volgens Van de Bunt heeft dat ook te maken met hoe bestellingen binnen organisaties tot stand komen. ‘Meestal regelt een secretaresse of organisator de lunch. Die wil geen blauwtje lopen, dus die denkt: ik bestel ruim, dan krijg ik in ieder geval niet de schuld als er te weinig broodjes zijn.’
Daarnaast gebeurt het volgens Van De Bunt regelmatig dat deelnemers eerder vertrekken of uiteindelijk geen lunch nemen, terwijl het eten al is besteld.
Er worden vaak meerdere kannen koffie neergezet, maar een groot deel daarvan gaat uiteindelijk door de gootsteen.”
Standaardarrangementen
Ook de samenstelling van vergaderarrangementen speelt een rol. Veel lunches worden samengesteld volgens standaardpakketten met broodjes en drank, terwijl niet alles daadwerkelijk wordt geconsumeerd.
Van de Bunt ziet dat in de praktijk regelmatig gebeuren. ‘Er wordt bijvoorbeeld vaak karnemelk neergezet, maar bijna niemand drinkt karnemelk. Of er worden drie broodjes per persoon besteld en mensen eten er maar twee.’
Ook koffie is volgens Van De Bunt een grote bron van verspilling. ‘Er worden vaak meerdere kannen koffie neergezet, maar een groot deel daarvan gaat uiteindelijk door de gootsteen.’
Assortiment aanpassen
Steeds meer organisaties en cateraars kijken daarom kritischer naar wat er daadwerkelijk op tafel komt tijdens vergaderingen. Als bepaalde producten structureel blijven liggen, kan het aanbod daarop worden aangepast.
Volgens Van de Bunt is dat erg belangrijk. ‘Als niemand bruine broodjes eet, moet je je afvragen waarom je ze nog op tafel zet. En als niemand karnemelk drinkt, waarom zet je dan nog steeds een liter neer?’
Overgebleven eten
Organisaties zoeken ook naar manieren om overgebleven eten beter te benutten. Eten dat na een vergadering overblijft, wordt bijvoorbeeld beschikbaar gesteld voor andere medewerkers.
Van de Bunt ziet dat soort oplossingen steeds vaker terug. ‘Er zijn steeds meer organisaties die zeggen: laten we de broodjes die over zijn in een pantry zetten, zodat andere mensen ze nog kunnen opeten. Dat is niet altijd eenvoudig, want dat moet natuurlijk wel volgens de HACCP-regels.’
Interventies worden getest
Het eerste deel van het onderzoek richtte zich vooral op het meten van de verspilling en het analyseren van het bestelproces. Op basis van die resultaten zijn verschillende mogelijke interventies bedacht die verspilling moeten helpen verminderen.
Een nieuwe groep studenten gaat deze oplossingen nu in de praktijk testen bij verschillende locaties van Leo Catering en Smaak Bedrijfscatering. Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar systemen waarin deelnemers vooraf kunnen bevestigen of ze daadwerkelijk mee-eten en -drinken tijdens een vergadering.
Gouden tip
Volgens Van de Bunt kunnen organisaties daar zelf al mee beginnen. ‘Als iemand een vergadering bijwoont waar een lunch bij zit, laat dan bevestigen of die persoon ook daadwerkelijk lunch wil. En als iemand eerder weg moet, zorg dat diegene het laat weten. Dan maak je geen overbodige lunch.’
